Formatowanie warunkowe w Excelu - paski danych

Dane tabelaryczne powinny być uzupełniane wizualizacjami, gdyż znacznie lepiej się “wchłaniają”, by użyć farmaceutycznej metafory. Typowy sposób wizualizowania to wykresy, ale warto też pamiętać o dość rzadko wykorzystywanej technice, jaką jest formatowanie warunkowe. Przeprowadziłem małą kwerendę wśród skomputeryzowanych znajomych i nie siląc się na precyzję takiego badania mogę stwierdzić, że mało kto w ogóle wie o tej technice.

Prosty przykład ilustrujący jedną z technik formatowania warunkowego, czyli paski danych.

Te czerwone paski pokazują umownie relacje między danymi - tutaj, wielkością PKB w dolarach kilkunastu krajów Unii Europejskiej. Najniższa wartość jest ledwo zaznaczona w komórce, pozostałe układają się według pewnego algorytmu aż do najwyższej.

Jak wprowadzamy takie paski?

Na karcie Narzędzia główne, w grupie Style, jest rozwijany przycisk Formatowanie warunkowe (uwaga: opisujemy tu Excel 2007). Gdy po zaznaczeniu blokiem komórek rozwiniesz przycisk, a potem przesuniesz kursor myszy nad Paski danych i jeden z sześciu gotowych wzorców, zobaczysz na podglądzie paski w danym kolorze. Kliknięcie wzorca spowoduje zastosowanie go w tabeli (uważaj, aby formatowanie samej tabeli np. tła komórek, nie nakładało się na formatowanie pasków).

Warto sięgnąć do polecenia Więcej reguł…, aby ustalić sposób formatowania, np. zmienić proporcje widocznych pasków.

Gdy w sekcji Edytuj opis reguły jako najkrótszy pasek przyjmiesz jako typ Liczba, a wartość 0, paski będą miały proporcjonalne długości, gdyż dolną wartością długości paska będzie 0.

W poniższym przykładzie porównaj relacje pasków danych z trzech lat, gdzie dla roku 2012 dolną granicą (najkrótszy pasek) jest najniższa wartość w grupie (Łotwa, 18600), dla roku 2013 przyjęliśmy Liczba = 10000, a dla roku 2014 - Liczba = 0. Proporcje pasków urealniają się, gdy dolna granica obniża się do zera.

Poeksperymentuj z różnymi opcjami, aby sprawdzić ich działanie, np. zachowanie w przypadku procentu czy zmiany wartości najdłuższego paska. Sprawne posługiwanie się tym narzędziem wymaga po prostu wprawy.

Menedżer reguł formatowania warunkowego pozwala usuwać i modyfikować utworzone reguły.